Wat is een factuur?

De definitie van een factuur

Een factuur is een schriftelijk of digitaal document waarmee een ondernemer een geleverde dienst of een geleverd product in rekening brengt. Op de factuur staan alle gegevens die nodig zijn om de transactie te identificeren: wie levert, aan wie, wat, voor welk bedrag, met welk btw-tarief, op welke datum. De factuur is daarmee meer dan een betaalverzoek — hij is bewijs en boekingsstuk in één.

In Nederland is de factuur formeel verankerd in de Wet op de omzetbelasting (artikel 35 en verder) en in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Op basis van die wet stelt de Belastingdienst eisen aan de inhoud. Een document zonder die verplichte gegevens telt fiscaal gezien niet als factuur, hoe formeel het er ook uitziet.

Welke functie heeft een factuur?

Een factuur heeft drie hoofdfuncties tegelijk:

• Betaalverzoek. Je vraagt je klant het afgesproken bedrag te voldoen, vaak met een betaaltermijn en een betaalreferentie.
• Boekingsstuk. De factuur staat aan beide kanten in de boekhouding: als debiteurenpost bij jou, als crediteurenpost bij de klant.
• Btw-bewijs. Het btw-bedrag op de factuur is de basis voor jouw aangifte omzetbelasting én voor de eventuele voorbelasting die je klant aftrekt.

Wanneer ben je verplicht een factuur te sturen?

De korte versie: bij leveringen tussen ondernemers altijd, bij leveringen aan particulieren meestal niet. De Belastingdienst onderscheidt grofweg deze situaties:

Situatie	Factuur verplicht?
Levering of dienst aan een ondernemer of rechtspersoon	Ja, uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de levering.
Verkoop aan particulier (consument)	In de regel niet verplicht, maar wel toegestaan.
Afstandsverkopen aan particulieren in andere EU-landen	Ja, boven bepaalde drempels.
Levering van een nieuw vervoermiddel binnen de EU	Ja, ook aan particulieren.
Vooruitbetaling (vooruit factureren)	Een factuur uitreiken vóór de daadwerkelijke levering is toegestaan en gebruikelijk bij aanbetalingen.

Ook als je niet verplicht bent een factuur te sturen, is het vaak verstandig om dat wél te doen. Een factuur creëert duidelijkheid voor jou én voor je klant, en je hebt direct een net document in je administratie.

Factuur, bon of offerte — wat is het verschil?

Drie documenten die vaak door elkaar lopen, maar elk een eigen rol hebben.

Document	Wanneer	Bevat
Offerte	Vooraf, voor je begint	Een vrijblijvend prijsvoorstel met geldigheidsduur en omschrijving van het werk.
Factuur	Na (of bij) de levering	Het officiële betaalverzoek met alle wettelijke gegevens en btw.
Bon / kassabon	Direct bij de transactie	Een vereenvoudigde transactiebevestiging, vooral voor lage bedragen aan particulieren.

Een geaccepteerde offerte wordt vaak één-op-één omgezet naar een factuur, met dezelfde regels en bedragen. In de praktijk verandert dan alleen het kopje en het nummer. Wil je dat geautomatiseerd doen? Op /offerte-maken staat een knop om een offerte met één klik om te zetten.

Hoe lang moet je een factuur bewaren?

De fiscale bewaarplicht in Nederland is in de regel zeven jaar. Voor gegevens die te maken hebben met onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een termijn van tien jaar. Bewaar facturen digitaal of op papier, zolang ze leesbaar en raadpleegbaar blijven en de inhoud niet kan worden gewijzigd zonder dat dit zichtbaar is.

Digitale facturen: mag dat gewoon?

Ja. Een factuur in pdf per e-mail, of een e-factuur via een geautomatiseerd systeem, is in Nederland gewoon geldig. Drie voorwaarden zijn van belang: de echtheid van de herkomst (komt hij echt van jou?), de integriteit van de inhoud (is er niet mee geknoeid?) en de leesbaarheid. Voor de meeste zzp'ers volstaat een nette pdf vanuit een sjabloon — zoals het document dat je op /factuur-maken opbouwt.