Administratie
Factuurnummering — doorlopend en zonder gaten
Doorlopende factuurnummering is geen formaliteit, het is een wettelijke eis. Elke factuur krijgt een uniek nummer in een onafgebroken reeks. Hier lees je waarom, welke formaten in de praktijk werken en wat je doet als het misgaat.
- Elke factuur krijgt een uniek nummer; de reeks loopt door zonder gaten.
- Een opzet als 2025-0001 is leesbaar én sorteerbaar.
- Bij correctie gebruik je een creditfactuur, niet een opnieuw genummerde factuur.
- Offertes mogen een eigen reeks volgen — daar gelden minder strenge regels.
Waarom doorlopend nummeren?
De Belastingdienst eist dat factuurnummers uniek en doorlopend zijn, zodat een controleur kan vaststellen dat je administratie volledig is. Een gat in de reeks roept vragen op: ontbreekt er een factuur, is er omzet verzwegen, of is er iets misgegaan? Een complete reeks is je verdediging.
Daarnaast helpt het jou. Een gestructureerd nummer is direct herkenbaar in bankafschriften, e-mails en boekhoudpakketten. Een nette factuurnummer maakt zoeken een fluitje van een cent.
Welk formaat is verstandig?
De wet schrijft geen format voor, alleen uniciteit en doorlopendheid. In de praktijk werken deze formaten goed:
| Formaat | Voorbeeld | Voordeel |
|---|---|---|
| Doorlopend zonder jaartal | 0001, 0002, 0003 | Maximale eenvoud. Werkt prima voor kleine volumes. |
| Jaartal + volgnummer | 2025-001, 2025-002 | Direct zichtbaar uit welk jaar, sorteert goed. |
| Met prefix per type | F-2025-001, O-2025-001 | Onderscheid tussen facturen, offertes, creditnota's. |
| Met klantcode | 2025-ACME-007 | Snel terugvinden per klant, maar voor sommigen onoverzichtelijk. |
Op /factuur-maken gebruikt de tool standaard F-2025-0001 voor facturen en O-2025-0001 voor offertes — die kun je natuurlijk overschrijven.
Elk jaar opnieuw beginnen?
Dat hoeft niet. Veel ondernemers starten op 1 januari met volgnummer 001 binnen het nieuwe jaartal, maar je mag ook doortellen vanaf vorig jaar. Belangrijk is dat de reeks binnen één boekjaar of binnen één continue reeks doorloopt zonder gaten.
Wat als er iets misgaat?
De drie meest voorkomende gevallen en hoe je ze oplost:
- Per ongeluk een dubbel nummer uitgegeven. Stuur direct een creditfactuur voor het duplicaat, en stuur een nieuwe factuur met een uniek nummer.
- Een nummer overgeslagen. Documenteer kort waarom dat nummer ontbreekt (bv. "factuur 2025-014 — geannuleerd voor verzending") en bewaar die notitie in je administratie. Of, schoner: maak alsnog een creditfactuur met dat nummer voor € 0.
- Een factuur uit nooit verstuurd, maar wel een nummer toegekend. Behandel hem als concept, of geef hem alsnog een definitief nummer en stuur hem. Niet zomaar weggooien.
Eén reeks of meerdere?
Je mag binnen je administratie meerdere reeksen gebruiken — bijvoorbeeld een aparte reeks voor verkoopfacturen, creditfacturen en offertes — zolang elke reeks intern doorlopend is en de Belastingdienst de logica kan volgen. Houd het wel simpel: vier reeksen is voor de meeste zzp'ers al ruim voldoende.
Geen handmatige bookkeeping meer
Op /factuur-maken telt de teller automatisch door. Jaarwisseling? Start zelf opnieuw of laat de tool het regelen.
Factuur maken →Veelgestelde vragen
Moet ik elk jaar opnieuw bij 1 beginnen?
Dat hoeft niet, maar het mag. Veel ondernemers gebruiken het jaartal in het nummer (bv. 2025-001) en starten elk jaar opnieuw op 001. Belangrijk is dat de reeks binnen het jaar doorlopend en uniek blijft.
Mag ik een nummer overslaan?
Nee. De Belastingdienst eist een doorlopende reeks zonder gaten. Als een factuur niet doorgaat, maak je een creditfactuur of een correctie — geen lege of weggegooide factuur.
Kan ik losse reeksen gebruiken voor offertes en facturen?
Ja. Offertes hebben geen wettelijke nummeringseis en mogen een eigen reeks volgen, bijvoorbeeld O-2025-001 voor offertes en F-2025-001 voor facturen.
Wat als ik per ongeluk een dubbel nummer heb gebruikt?
Stuur een correctie zodra je het ontdekt: een creditfactuur voor het dubbele exemplaar en een nieuwe factuur met een uniek nummer. Documenteer kort wat er is gebeurd.